axi-live プライバシーポリシー

1.取り扱う個人情報の範囲と当社の役割

本サービスで取り扱う個人情報は二種類です。顧客企業のスタッフがコンソールを使うためのアカウント情報は、当社が直接収集・利用します。顧客企業のホームページのウェブチャットで生じる訪問者の会話と担当者連絡の依頼情報は、当社が顧客企業のために受託して取り扱い、顧客企業が定めた目的と本ポリシーの範囲内でのみ取り扱います。

2.収集する個人情報の項目と収集方法

当社は本サービスの提供に必要な最小限の情報のみを取り扱います。

A. 顧客企業のスタッフ(コンソール利用者)

• 必須: メールアドレス、表示名、パスワード(一方向暗号化して保存)、所属顧客企業、役割、言語・タイムゾーン設定
• ログイン時に自動生成: ログイン日時、IPアドレス、ログイン回数、ログイン失敗回数とロック状態
• 収集方法: 顧客企業の管理者または当社の運営者がアカウント作成時に入力し、ログイン記録は利用中に自動で生成されます。

B. ウェブチャットの訪問者

• 会話内容: 訪問者が入力した質問とAIの回答、会話の言語と日時
• 会話の識別情報: ランダムに生成した会話トークン(ブラウザのストレージとクッキーに保存)
• 訪問者はアカウントを作成せず、会話だけで氏名や連絡先を収集することはありません。ただし、訪問者が質問の中に自ら書いた情報は会話内容として保存されます。

C. 担当者連絡の依頼

• AIが文書から回答を見つけられず、訪問者が担当者からの連絡を依頼する場合: お名前、連絡先(電話番号)、ご用件
• 収集方法: 訪問者がウェブチャットの依頼フォームに直接入力し、内容を確認してから送信します。

D. サービス利用中に自動生成される情報

• サーバーアクセス記録: IPアドレス、リクエストURLとリクエスト内容、リクエスト日時(サーバーログ)
• セキュリティ記録: コンソールで文書・設定・フォローアップ依頼を変更したスタッフのメールアドレス、IPアドレス、ブラウザ情報(User-Agent)
• 利用量記録: 回答数、トークン数、音声利用時間(個人を識別する情報は含みません)

E. 顧客企業がアップロードした文書

• 回答の根拠としてアップロードされた文書(PDF、DOCX、指定のExcelテンプレート)に個人情報が含まれている場合、そのまま保存・索引されます。顧客企業は必要な情報だけを含む文書をアップロードしてください。

3.収集しない情報

• ウェブチャット訪問者のIPアドレスとブラウザ情報は会話記録(データベース)に保存しません。ただし、すべてのリクエストと同様にサーバーアクセス記録には残ります。
• 音声案内の音声を当社のサーバーで録音・保存しません。音声は利用者のブラウザと音声AIの提供者(OpenAI)の間で直接やり取りされます。
• 広告、行動分析、外部の分析ツール(トラッキングピクセルなど)を使用しません。
• 担当者連絡の依頼のお名前と連絡先は、AIモデルに送信しません。

4.個人情報の利用目的

• スタッフのアカウント: 本人確認、ログインと権限の管理、不正ログインの防止、サービスのお知らせ
• 訪問者の会話: 文書に基づく回答の提供、続く質問の文脈の維持、顧客企業による会話記録の確認と品質改善
• 担当者連絡の依頼: 顧客企業の担当者が訪問者に連絡してフォローアップするため
• サーバーアクセス記録とセキュリティ記録: サービスの安定性確保、セキュリティ事故の防止と調査、障害対応
• 利用量記録: 顧客企業ごとの利用量の算定と明細の提供

5.個人情報の保有および利用期間

当社は利用目的を達成したときは遅滞なく個人情報を破棄します。項目ごとの保有期間は次のとおりです。

• 訪問者の会話: 最後のメッセージから顧客企業が定めた期間(既定90日、1日〜3,650日で設定可能)保管した後、毎日自動で削除します。
• 担当者連絡の依頼のお名前・連絡先: 依頼が完了またはキャンセルされた日から30日後に自動で削除します。訪問者が確認しなかった依頼の下書きは1日後に削除します。ご用件は統計のため会話の保管期間中残ることがあります。
• スタッフのアカウントとログイン記録: サービス利用契約の期間中保管し、契約終了後は顧客企業と合意した手順で破棄します。
• セキュリティ記録と利用量記録: セキュリティ監査と利用量の精算のため、サービス利用契約の期間中保管します。
• サーバーアクセス記録: セキュリティ事故の調査と障害対応に必要な期間保管した後、削除します。
• 関連法令で保存期間が定められている場合は、その期間保管します。

6.個人情報の破棄手順および方法

保有期間が過ぎた、または利用目的を達成した個人情報は、自動削除処理または担当者の削除手順により破棄します。電子ファイルは復元できない方法で削除し、紙の文書は裁断または焼却します。

7.個人情報の第三者提供

当社は利用者の個人情報を第三者に提供しません。ただし、利用者が同意した場合、法令に特別な定めがある場合、捜査機関が法令の手続きに従って要求した場合は除きます。訪問者の会話と担当者連絡の依頼情報は、本サービスを導入した当該顧客企業に提供され、これは顧客企業からの委託による取り扱いです。

8.個人情報の取扱いの委託

当社は本サービスの提供のため、次のとおり個人情報の取扱い業務を委託しています。委託契約において個人情報が安全に管理されるよう必要な事項を定め、受託者を管理・監督します。

受託者や委託業務が変わった場合は、本ポリシーでお知らせします。

9.個人情報の国外移転

当社は委託業務のため、次のとおり個人情報を国外に移転します。移転はサービス利用の都度、暗号化されたネットワークを通じて行われます。

国外移転を望まない場合は [email protected] まで拒否の意思をお知らせください。ただし、上記の移転は本サービスの提供に不可欠なため、拒否された場合はウェブチャットと音声案内をご利用いただけません。

10.情報主体の権利と行使方法

利用者はいつでも自身の個人情報について次の権利を行使できます。ご請求は [email protected] で受け付け、当社は本人または正当な代理人であることを確認したうえで遅滞なく対応します。ウェブチャットの訪問者は利用したホームページを運営する顧客企業にも、スタッフは所属する顧客企業の管理者を通じても請求できます。

• 個人情報の閲覧の請求
• 誤りなどの訂正・削除の請求
• 取扱いの停止の請求
• 同意の撤回
• 権利の行使は法定代理人や委任を受けた代理人を通じても行えます。
• 閲覧と取扱い停止の請求は個人情報保護法第35条第4項、第37条第2項により制限される場合があり、他の法令で収集対象と定められた個人情報は削除を請求できません。

11.クッキーなど自動収集装置の設置・運用と拒否

本サービスは、ログインの維持、会話の継続、言語設定のために次のクッキーとブラウザのストレージを使用します。広告や追跡目的のクッキーは使用しません。

• ログインセッションのクッキー: スタッフのログイン維持(ログイン状態を保持する場合は最長1週間)
• 会話のクッキー(axi_chat_…): ウェブチャット単独画面で進行中の会話をつなぐ、7日間
• ブラウザのストレージ(axi-live:chat:…): ホームページに設置したウェブチャットウィジェットで進行中の会話をつなぐ
• 言語のクッキー(locale): 訪問者が選んだ表示言語を記憶
• ブラウザの設定でクッキーとサイトデータを拒否または削除できます。ただし拒否すると、ログインの維持や会話の継続ができない場合があります。

12.個人情報の安全確保措置

• パスワードの一方向暗号化(bcrypt)、担当者連絡の依頼のお名前・連絡先の暗号化保存
• すべての通信区間のHTTPS暗号化
• 顧客企業ごとのデータ分離と、役割(オーナー・管理者・担当者)に応じたアクセス権限の管理
• ログイン失敗の繰り返し時のアカウントロック、リクエスト回数の制限などによる不正アクセスの遮断
• 文書・設定の変更など主要な操作のセキュリティ記録の保管
• 個人情報を取り扱う人員の最小化と教育

13.個人情報保護責任者

当社は、個人情報の取扱いに関する業務を統括し、利用者の苦情処理と被害救済を担当する個人情報保護責任者を次のとおり指定しています。個人情報に関するお問い合わせ、削除のご依頼、セキュリティ脆弱性のご報告は保護責任者までご連絡ください。

• 氏名: チョン・ウンホ
• 役職: 代表
• 連絡先: +82-10-3140-2180
• メール: [email protected]

14.満14歳未満の児童の個人情報

本サービスは顧客企業が導入する業務用サービスであり、満14歳未満の児童を対象としていません。児童の個人情報を故意に収集することはありません。

15.権益侵害の救済方法

個人情報の侵害に関する申告や相談が必要な場合は、次の韓国の機関にお問い合わせいただけます。

• 個人情報侵害申告センター(KISA): 118 / privacy.kisa.or.kr
• 個人情報紛争調停委員会: 1833-6972 / www.kopico.go.kr
• 大検察庁 サイバー捜査: 1301
• 警察庁 サイバー捜査局: 182 / ecrm.police.go.kr

16.プライバシーポリシーの変更

本ポリシーは施行日から適用されます。法令やサービスの変更により内容を改める場合は、施行の7日前(利用者に不利または重要な変更は30日前)から本ページとサービスのお知らせでご案内します。